חישוב שעות עבודה והסכמי עבודה

תוכנת JBClock מאפשרת חישוב שעות עבודה לקבוצות עובדים על ידי הגדרה של עד 100 הסכמי עבודה שונים.

חישוב שעות עבודה הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בניהול עובדים, שכר ועמידה בדרישות החוק.

מעבר להיותו תהליך טכני, חישוב נכון של שעות העבודה משפיע ישירות על אמון העובדים, על תשלום השכר בפועל ועל היכולת של הארגון לנהל את הזמן והמשאבים שלו בצורה חכמה.

בפועל, כל עסק שמעסיק עובדים נדרש להתמודד עם מצבים מורכבים:
שעות נוספות, משמרות, הפסקות, ימי חג, ימי מחלה והסכמי עבודה שונים ולכן נדרש פתרון שמאפשר חישוב שעות עבודה מדויק, עקבי וגמיש.

חישוב שעות עבודה בהתאמה להסכמי עבודה

אחד האתגרים המרכזיים בחישוב שעות עבודה הוא ההתאמה להסכמי עבודה שונים.
לא כל העובדים עובדים לפי אותם כללים, ולא כל יום עבודה נראה אותו דבר.
תוכנת JBClock מאפשרת חישוב שעות עבודה לקבוצות עובדים באמצעות הגדרה של עד 200 הסכמי עבודה שונים,
כאשר כל הסכם מגדיר מראש כיצד מתבצע חישוב שעות העבודה והשעות הנוספות.

במסגרת ההסכמים ניתן להגדיר, בין היתר, חישוב של שעות נוספות במספר שיטות מקובלות:
חישוב שעות נוספות יומי – לאחר מספר מסוים של שעות רגילות ביום

לדוגמה: 9 שעות רגילות, 2 שעות נוספות ב־125% ולאחר מכן 150%

חישוב שעות נוספות שבועי – לאחר חריגה ממכסת שעות שבועית

לדוגמה: 42 שעות רגילות בשבוע, לאחר מכן 125% ו־150%

חישוב שעות נוספות חודשי – לאחר חריגה ממכסת שעות חודשית

לדוגמה: 186 שעות רגילות ולאחר מכן תוספת תשלום

בנוסף, ניתן להגדיר חלוקה של שעות נוספות לפי שעה ספציפית ביום, למשל תשלום מוגדל החל משעה מסוימת בלילה,
וכן לקבוע מדרגות שונות של שעות נוספות – עד 6 דרגות תשלום שונות, בהתאם לצרכי הארגון.

חישוב שעות עבודה לפי ימים, משמרות והפסקות

חישוב שעות עבודה מדויק דורש התייחסות לא רק למספר השעות, אלא גם לאופי יום העבודה עצמו.

במערכת ניתן להגדיר תקני עבודה שונים לכל יום בשבוע – ימי חול, שישי ושבת וכן תקנים נפרדים לימי חג, ערב
חג, ימי מחלה, חופשה וחול המועד.

בנוסף, אפשר לחלק כל יום עבודה לעד שלוש משמרות שונות, כאשר לכל משמרת מוגדר תקן עבודה אחר וחישוב שונה של שעות נוספות.

גם נושא ההפסקות מקבל מענה מלא:

ניתן להגדיר עד ארבע הפסקות ביום לכל משמרת, ולקבוע האם הן נחשבות כחלק משעות העבודה או מנוכות מהן – בהתאם להסכם העבודה ולנהלי הארגון.

איך מחשבים שעות עבודה בפועל?

בבסיסו, חישוב שעות עבודה מתבצע לפי שעת כניסה ושעת יציאה.

עם זאת, בפועל יש חשיבות להגדרות מדויקות:

• ניתן להגדיר שעת כניסה מותרת, כך שכניסה מוקדמת מדי לא תיחשב כשעת עבודה
• ניתן להגדיר שעת יציאה מקסימלית, שמעבר לה לא ייספרו שעות נוספות
• אפשר להגדיר מספר חלונות כניסה ויציאה מותרים
• ניתן לבצע עיגול של סך שעות העבודה ביום, למשל הגבלה למקסימום שעות יומי

כך מתקבל חישוב שעות עבודה מדויק, עקבי וברור ללא תלות בפרשנות ידנית.

במצבים מסוימים עולה השאלה האם ניתן לקזז שעות נוספות ביום אחד מול חוסר בשעות ביום אחר.

החוק בישראל אינו מתיר קיזוז כזה ברוב המקרים, אך בענפים מסוימים ובהתאם לאופי העבודה קיימים הסכמים ייחודיים.

מערכת חישוב שעות עבודה מקצועית מאפשרת להגדיר האם קיזוז כזה מותר או לא, ולהפעיל את החישוב בהתאם למדיניות הארגון – תוך שמירה על שקיפות מלאה.

עסקים רבים עדיין מבצעים חישוב שעות עבודה באמצעים ידניים או חצי־ידניים, מה שמוביל לטעויות כגון:

• חישוב שגוי של שעות נוספות
• הפחתת הפסקות בצורה לא עקבית
• חוסר התאמה בין רישום שעות לתלוש השכר
• קושי בניהול משמרות והיסטוריית שעות

טעויות אלה עלולות להצטבר לאורך זמן ולפגוע הן בעובדים והן בעסק עצמו.

אקסל הוא פתרון זמין ופשוט להתחלה, אך ככל שהעסק גדל, הוא הופך לפחות יעיל.

הזנה ידנית, חוסר אוטומציה והיעדר בקרה הופכים את חישוב שעות העבודה למורכב ומועד לטעויות.

לעומת זאת, מערכת חישוב שעות עבודה ממוחשבת מאפשרת:

• חישוב אוטומטי לפי הסכמים
• הפקת דוחות נוכחות מדויקים
• התאמה מלאה לסוגי עובדים שונים
• חיסכון בזמן ניהולי
• שקיפות מול העובדים

כאשר חישוב שעות העבודה מתבצע בצורה ברורה ושקופה, הוא הופך לכלי ניהולי אמיתי:

העובדים מבינים כיצד מחושב השכר, המנהלים מקבלים נתונים מדויקים, והארגון כולו מתנהל בצורה רגועה ויעילה יותר.

שאלות נפוצות בנושא חישוב שעות עבודה

איך מחשבים שעות עבודה בפועל?

על בסיס שעת כניסה ויציאה, בניכוי הפסקות ובהתאם להסכם העבודה.

האם הפסקות נחשבות כחלק משעות העבודה?

זה תלוי בהסכם העבודה ובהגדרות שנקבעו מראש.

מתי שעות נחשבות לשעות נוספות?

כאשר חורגים ממכסת השעות היומית, השבועית או החודשית שנקבעה.

האם ניתן לקזז שעות נוספות בין ימים שונים?

ברוב המקרים לא, אך בענפים מסוימים ובהסכמים ייחודיים הדבר אפשרי.

מה הדרך המדויקת ביותר לבצע חישוב שעות עבודה?

שימוש במערכת חישוב שעות עבודה ממוחשבת המוגדרת בהתאם להסכמי העבודה.

לפרטים נוספים לגבי חישוב שעות עבודה התקשרו: 03-7214000